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    档案编制要求及如何编制档案

    发表时间:2013-04-07 来源:乐投LETOU 浏览次数: 评论: 顶: 踩:

    一、档案管理要求

    1、档案设汇总档案一个和分类档案十二个,要保存在管理部门,制定借阅登记制度,设专人管理;

    2、档案主要针对一级法人的用人单位。用人单位为总公司或集团公司的,汇总档案可参照防治相关规定可自行设立,总公司必须能全面掌握子公司的管理情况;总公司或集团公司所属子公司必须按本档案管理要求设立档案;

    3、本档案涉及到的有关文件或原始记录,要分类归档存放并做好登记工作;

    4、本档案具有重要的法律参考价值,管理人员要及时、如实、认真填写,不得随意编造和涂改;

    5、本档案应永久性保存,其中按年度更新的档案,管理人员应妥善保管,不得随意借阅、无故销毁、遗弃或丢失。当管理人员变动时,要认真做好交接工作;

    6、本档案涉及职工个人隐私或单位商业秘密,注意做好保密工作;

    7、若本单位涉及作业人员较多,可参照样表在相应表格后附加表格予以补充;

    8、本档案为式样,若与本单位实际情况不符,可根据工作实际做适当调整,但所涉及主要内容不能缺少。

    二、档案设置

    (一)档案的格式

    1、每个档案的格式一样,内容列出归档资料和表格;

    2、每种档案盒注明档案名称,盒中应有内容页;

    3、档案记录(表格)可以装订成册。

    (二)汇总档案

    档案内容:

    1、用人单位基本情况汇总一览表(附表一);

    2、印发两个档案的文件;

    3、档案目录;

    4、其他应列入的资料。

    (三)分类档案

    1、分类档案一:机构和责任制档案

    档案内容:

    (1)管理机构设立文件和管理人员任命文件;

    (2)管理人员一览表(附表1-1);

    (3)防治责任制文件文本一套;

    (4)其他应列入的资料。

    2、分类档案二:管理制度和操作规程档案

    档案内容:

    (1)管理制度和操作规程一览表(附表2-1);

    (2)管理制度文本;

    (3)岗位操作规程文本;

    (4)防治法律、法规、规范、标准、文件一览表(附表2-2);

    (5)法律、法规、规范、标准、文件文本;

    (6)其他应列入的资料。

    3、分类档案三:危害因素清单、岗位分布及作业人员接触档案

    档案内容:

    (1)危害因素清单、岗位分布及人员接触情况表(附表3-1);

    (2)产生危害的设备、材料一览表(附表3-2);

    (3)危害设备、材料、产品中文说明书;

    (4)其他应列入的资料。

    4、分类档案四:防护设施、应急救援设施档案

    档案内容:

    (1)防护设施、应急救援设施配置表(附表4—1) ;

    (2)防护设施、应急救援设施合格证、使用说明、保养维护说明、定期检定证书;

    (3)防护设施、应急救援设施检修/维护/更换记录表(附表4—2);

    (4)其他应列入的资料。

    5、分类档案五:工作场所危害因素检测、评价报告记录档案

    档案内容:

    (1)危害因素检测和整改一览表(附表5-1);

    (2)危害检测、评价委托书、机构资质;

    (3)危害因素检测报告与评价报告;

    (4)其他应列入的资料。

    6、分类档案六:防护用品管理档案

    档案内容:

    (1)防护用品配备标准(标准制定依据:);

    (2)防护用品发放/更换记录(附表6-1);

    (3)防护用品的生产单位及资质证明、产品合格证明等;

    (4)防护用品维护与更换记录表(附表6-2);

    (5)其他应列入的资料。

    7、分类档案七:培训档案

    档案内容:

    (1)用人单位主要负责人、管理人员及危害严重人员培训证书登记表(附表7-1);

    (2)主要负责人、管理人员、危害严重岗位人员培训证书;

    (3)日常培训一览表(附表7-2);

    (4)年度培训计划、培训教材、培训签到表、试卷、成绩表、影像资料;

    (5)其他应列入的资料。

    8、分类档案八:危害事故报告与应急处置档案

    档案内容:

    (1)危害事故处理与应急处置记录;

    (2)危害事故性检测报告、技术鉴定材料;

    (3)事故现场取证材料(照片、证言、证词等);

    (4)医院诊断、治疗相关材料;

    (5)事故赔偿相关材料;

    (6)危害事故调查报告及责任追究文件;

    (7)其他应列入的资料。

    9、分类档案九:检查汇总及处置档案

    档案内容:

    (1)检查结果汇总表(附表9-1);

    (2)禁忌、损害、疑似、病人处理、安置记录(附表9-2);

    (3)检查机构资质、委托协议;

    (4)检查报告和评价报告(个人检查报告、诊断结果存入劳动者监护档案);

    (5)其他应列入的资料。

    10、分类档案十:建设项目“三同时” 档案

    档案内容:

    (1)建设项目“三同时”登记表(附表10—1);

    (2)建设项目审核(备案)、审查、验收许可意见书;

    (3)建设项目危害预评价报告、防护设施设计专篇、建设项目危害控制效果评价报告书、内审意见表、自验收报告;

    (4)其他应列入的资料。

    11、分类档案十一:安全许可证、危害项目档案

    档案内容:

    (1)安全许可证申领登记表(附表11-1);

    (2)安全许可/变更/延续证书副本;

    (3)危害因素申报登记表 (附表11-2);

    (4)危害因素申报/变更材料、申报/变更回执;

    (5)其他应列入的资料。

    12、分类档案十二:监督检查档案

    档案内容:

    (1)检查和整改记录表(附表12—1);

    (2)监管部门监督检查下达的执法文书及相关记录和资料;

    (3)用人单位自查的现场检查记录、整改意见书、处罚意见书、隐患整改记录等;

    (4)其他应列入的资料。

    附件:档案及用人单位基本情况汇总一览表

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